NRFit^®conversietraject
Deventer Ziekenhuis

“De wetgeving zit eraan te komen, het zal er echt van gaan komen, riep ik al in een vroeg stadium naar het Bedrijfskundig Management (raad van bestuur). Daarin hadden we nu achteraf gezien meer tijd gehad. De wettelijke verplichting om te voldoen aan de ISO-norm voor neuraxiale toediening is namelijk uitgesteld. Maar ook door enkele incidenten die zijn voorgevallen met betrekking tot het aansluiten van medicatie op de verkeerde ingang is voor ons een aanleiding geweest.

We vonden het tijd voor meer patiëntveiligheid en wilde deze situaties in de toekomst voorkomen. Daarom besloten we om NRFit^® versnelt in te gaan voeren en niet te wachten op de verplichting vanuit de wet. We liepen daarop al vooruit in vergelijking met andere ziekenhuizen."

“We hebben een drietal presentaties gezien door verschillende spelers in de markt, waaronder B. Braun. En gekeken op welke manier we het assortiment het meest compleet konden overzetten naar NRFit^® met een partner die betrouwbaar kon leveren. Voor enkele ontbrekende artikelen besloten we de huidige leveranciers aan te houden.

Met name de toegankelijkheid en de kennis die B. Braun heeft over de producten en processen is de doorslaggevende reden om samen te werken voor de conversie naar NRFit^®. Ik ervaarde het echt als een relatie met wederzijds vertrouwen waarin je elkaar helpt en het samen oplost. Dat is gewoon heel erg goed geweest.”

“Er zijn wat nieuwe artikelen bijgekomen en enkele afgevallen. We hebben dus direct een shift in assortiment gedaan. Items die niet of nauwelijks gebruikt werden liggen nu niet meer op de plank en is een alternatief voor gekozen. Natuurlijk is dit wel in overleg met de werkgroep besloten. B. Braun heeft ons hier goed bij geholpen. Ze zijn aanwezig geweest bij de inventarisatie en hebben een conversieoverzicht aangeboden op artikelniveau inclusief de alternatieven als het niet gelijkwaardig overgezet kon worden naar NRFit^®. Het doel was om alle neuraxiale aankoppelingen in één keer om te zetten, dat is gelukt. Door schade en schande kom je er achter wat écht goed werkt en wat minder.”

“Door de wens om diverse specialisme te betrekken bij de werkgroep is het een behoorlijk grote club geweest. Een gemêleerd gezelschap: een anesthesist, anesthesiemedewerker, apotheker, apotheekmedewerker en collega’s van de IC, OK en CSA waren gevraagd om aan te sluiten bij de werkgroep. En met mijn productkennis als coördinator medische hulpmiddelen werd ik aangewezen als projectleider. Wat ik heb gemerkt is dat de betrokkenheid van deelnemers in het projectteam en de commitment die zij kunnen behalen binnen de teams, doorslaggevend is voor de planning en uitvoering van een succesvolle omzetting. Kies dus met zorg!”

“Samen met de centrale sterilisatieafdeling (CSA) heb ik me actief bemoeid met de praktische uitvoering van de omzetting, dat koste toch wel het meeste tijd. Logistiek was de grootste uitdaging! Daar zijn we twee dagen mee bezig geweest. De CSA is een belangrijke schakel in het ziekenhuis omdat zij alle producten uitgeven. Daarom is deze afdeling vanaf het begin van het traject ook betrokken geweest in de werkgroep. Alle steriele goederen komen binnen bij goederenontvangst en gaan direct naar de CSA waar de producten in onze steriele opslag worden bewaard.

Met twee volle karren rolde we langs de afdelingen om alle Luer artikelen weg te halen en NRFit^® ervoor terug te leggen. De grootste uitdaging was dan ook om alles in één keer om te zetten. Normaal kan je het oude product uitfaseren en vervangen door de nieuwe variant wanneer de voorraad op is, maar dat gaat niet tijdens de omzetting naar NRFit^®. Je kunt namelijk geen combinatie maken met Luer en NRFit^® producten, dat past niet op elkaar. Wat natuurlijk ook het doel is voor optimale patiëntveiligheid bij toediening van regionale anesthesie.”

“Voordat je overgaat doe je een inventarisatie welke producten heb je nodig hebt en in welke aantallen. Het meest complexe was de aantallen uitzoeken. Een complete lijst hebben we samengesteld om overzicht te krijgen, wie gebruikt op welke afdeling wat en hoeveel. We konden ons natuurlijk niet veroorloven dat na twee maanden NRFit^® producten gebruiken er geen voorraad meer was, dat moest B. Braun in Melsungen natuurlijk op orde hebben. We zitten in het ziekenhuis vrij kort qua datum op voorraad, daarom geven we de leverancier altijd een forecast van een jaar mee zodat het voor ons op de plank ligt. Tijdens de eerste bestelling hebben we voor 3 maanden laten afkomen, zoals geadviseerd. Je moet namelijk ook alle voorraden op de afdelingen vernieuwen.”

“Dat blijft natuurlijk een spannend moment. Bij ons heeft dat twee dagen geduurd. Er zijn altijd wat kleine verschillen tussen de inventarisatie en de daadwerkelijk voorraad op de afdelingen. Dan is een goede samenwerking met de leverancier erg fijn om snel te kunnen schakelen. Dat heeft B. Braun goed met ons opgepakt waardoor de conversie geen vertraging heeft opgelopen. Dan krijg je een ‘PWR’ zeg ik altijd enthousiast tegen mijn contacten, daarmee bedoel ik - een Positief Werkende Relatie.”

“Voor de dag van omzetting hadden we al trainingssessies gehad op de afdelingen waarin alle NRFit^® producten en eventuele nieuwe werkwijzen zijn besproken. Daarbij is B. Braun ook aanwezig geweest voor ondersteuning. Na de omzetting kwamen er veel telefoontjes met vragen en opmerkingen van gebruikers. Ik was de vraagbaak voor alle issues en heb collega’s zoveel mogelijk geholpen door opzoek te gaan naar het antwoord en in gesprek te gaan met
B. Braun als dat nodig was.

De ervaringen van de gebruikers zijn op zich goed. Het heeft natuurlijk wel wat aanloopstrubbelingen gehad. Maar dat is altijd bij z’n groot project als dit, daarbij kan duidelijke communicatie in het voortraject een groot verschil maken. De meeste communicatie verliep via e-mail, daarnaast hebben we berichten op intranet geplaatst en gebruik gemaakt van de B. Braun aankondigingsposter.”

“Volmondig zeg ik ja! De VIM-meldingen zijn gedaald (Veilig Incidenten Melden). Er zijn zelfs geen incidenten meer voorgevallen. Ik ben nog wel eens gebeld door zorgprofessionals die aan het priegelen waren om Luer en NRFit^® met elkaar te verbinden. NRFit^® werkt dus, daar zijn we tevreden mee!”

“Wat met name goed was, het fysiek aanwezig zijn bij de inventarisatie op de afdeling en op de dag van omzetting. Het foldermateriaal hebben we gebruikt tijdens het conversietraject. En de presentatie van B. Braun was belangrijk zodat intern de mensen overtuigd zijn waarom we het doen. Dan krijg je de mensen het meest snel mee in de trein, en creëer je draagvlak binnen het ziekenhuis. ‘Je moet wel al die kikkers in de kruiwagen krijgen en ze moeten er niet uitspringen onderweg’. Deze uitspraak geef ik altijd als voorbeeld om het belang van samenwerking te benadrukken.”

“Het belangrijkste is dat je echt een goed multidisciplinair team samenstelt. Als je dat niet voor elkaar krijgt, gaat het mis. Laten we van elkaars kennen en kunnen gebruik maken. We zijn allemaal het wiel opnieuw aan het uitvinden heb ik gemerkt tijdens het conversietraject. Mijn ervaring deel ik daarom graag met ziekenhuizen en tijdens bijeenkomsten van het Landelijk Netwerk Assortimentscoördinatoren in de Gezondheidszorg (LNAG). Via deze contacten heb ik al een aantal ziekenhuizen uit de regio op weg geholpen door informatie en ervaringen met ze te delen.”