Alle instrumenten op het juiste kwaliteitsniveau en 28% reductie in aantal

De start voor optimalisatie van chirurgische instrumentensets

Eerst even terug naar de oude situatie, hoe zag die eruit? ‘Een wirwar.’ Ilonka kan het niet mooier maken. ‘Vanuit drie ziekenhuizen waren alle sets bijeengebracht. Het gevolg: een enorme wirwar aan netten, instrumenten, merken, met en zonder artikelnummers en in verschillende staat van onderhoud. Niet dat het onveilige situaties opleverde, maar het was ronduit rommelig. Er was in het verleden weleens getrechterd, maar ik wist dat het veel beter kon.’ Die kennis heeft Ilonka opgedaan in het Máxima Medisch Centrum, haar vorige werkgever die dit traject al eens volbracht. ‘Ik had wel zin om er bij het JBZ mijn tanden in te zetten.’ In april 2018 begon Ilonka met de voorbereidingen: de marktwerving en het instellen van een project- en stuurgroep. In april 2019 startte het intensieve tweejarige traject van standaardisering, revisering en optimalisering van de chirurgische instrumentensets. Met B. Braun als leverancier en partner.

Flow

Waarom B. Braun? Ilonka hoeft hier niet lang over na te denken. ‘Al in de wervingsfase staken ze met kop en schouders boven de andere partijen uit. Het was voor iedereen al snel duidelijk: B. Braun had de meeste ervaring en kon goed laten zien hoe het hele traject eruit zou gaan zien.’ Ook na de gunning twijfelt niemand meer aan de keuze. Ilonka: ‘Natuurlijk heb je weleens discussies, het is ook een ingewikkeld en langdurend traject. Dan is het fijn als je leverancier openstaat voor feedback en verbeteropties. Wrijving mocht er zijn en werd wederzijds uitgesproken, maar het bleef nooit hangen. Het team was leergierig en heeft op digitaal gebied enorme stappen gemaakt. Daarnaast kijken ze steeds naar wat mogelijk is. Die instelling geeft zo’n flow, dat maakt het fijn samenwerken.’

Doelen

Op basis van de analyse en de inventarisatie – een belangrijke fase volgens Ilonka – zijn de doelen opgesteld. De belangrijkste: alle instrumenten op het juiste kwaliteitsniveau en twintig procent reductie in aantal. Ilonka: ‘Beide doelen zijn ruimschoots gehaald, binnen de tijd. En dat in coronatijd’, stelt de trotse projectleider. Ze haalt de precieze cijfers erbij. ‘Het aantal instrumenten is met 28 procent gedaald van 15.456 naar 11.194, het aantal chirurgische instrumentensets is maar liefst met honderd sets teruggebracht, van 527 naar 427. Dat dit is gelukt, is in hoge mate te danken aan de goede afspraken die we maakten met het OK-team dat ook in de stuurgroep zat. Het feit dat de CSA onder de OK valt, speelt daarbij een rol. We konden ons strikt opstellen en één lijn trekken. Er was in het begin wel weerstand bij de specialisten, maar iedereen wist dat ze met goede argumenten moesten komen om weer extra instrumentarium toe te voegen aan een set. Het is vooraf heel goed afgestemd met de OK-assistenten, de specialisten en andere betrokkenen, elk specialisme heeft uitgebreid de tijd gekregen om te testen. De OK-assistenten hebben hier een gouden rol in gespeeld, die moet je hier dan ook echt voor vrijspelen.’

VIM-meldingen

Door de setoptimalisatie is ook een ander belangrijk doel gehaald; het verminderen van Veilig Incidenten Melden (VIM). ‘Deels omdat het nu heel duidelijk is wat er in een set hoort en deels door de fixatie in het unieke Instrument Organization System (InOS) dat door B. Braun ontwikkeld is. Door fixatie van instrumenten verklein je de kans om iets verkeerd terug te leggen. Het is ook voor iedereen direct zichtbaar als een set na gebruik niet compleet is. Dan ga je als OK zoeken, terwijl zo’n set voorheen sneller incompleet richting de CSA ging.’ Het instrumentvolgsysteem (IVS) maakt het geheel compleet, stelt Ilonka. ‘Alles heeft een artikelnummer gekregen, het geheel is gedigitaliseerd. Iedereen is blij; de zoekacties zijn zo goed als verleden tijd, er is overzicht. En dat is essentieel. En die VIM? Die is met de helft teruggebracht.’

Duurzaamheid

Duurzaamheid stond overigens niet in het rijtje doelstellingen dat voorafgaande aan dit traject werd opgesteld, maar is inmiddels wel een belangrijk thema. Ilonka somt op: ‘We hebben echt forse besparingen gerealiseerd, denk alleen maar aan het aantal sets. Er liggen er nu minder op de plank. En omdat we meer eenduidigheid in de netten hebben, kunnen we nu werken met een inpakrobot die precies op maat snijdt. Ook hebben we het aantal laminaten met 25 procent gereduceerd. Instrumentarium dat nog goed was, is gedoneerd aan hulporganisaties en afgekeurd materiaal is via B. Braun omgesmolten en gerecycled. Niets is weggegooid.’

Bottlenecks en hobbels

Gevraagd naar de grootste bottlenecks in het traject noemt de gedreven leidinggevende het proces halverwege. ‘Als je de helft van de sets al gereviseerd en geoptimaliseerd hebt, maar een deel nog niet. Dan móét je de sets gescheiden van elkaar houden.’ De projectgroep kreeg hiervoor de nodige tips van B. Braun. ‘Ze hielpen met het inrichten van de kasten en ze hebben meegedacht over benodigde minimale en maximale voorraden. Onze instrumentbeheerder zat ook in de projectgroep en heeft alles gefotografeerd, gecodeerd en in het IVS gezet. Een investering waar we nog elke dag plezier van hebben. Verder valt en staat alles met goede afspraken. Met de verschillende specialismen bijvoorbeeld. Sommigen wilden dat we concessies deden, maar we hebben steeds gezegd: “We zijn geen snoepwinkel.”

In het begin heeft Ilonka ook haar eigen team moeten overtuigen, er werden namelijk nogal wat beren op de weg verwacht. ‘Er werd bij voorbaat gevraagd om extra formatie, maar nu we het systeem eenmaal hebben doorgevoerd, wil niemand meer terug. Men vindt het sneller en makkelijker werken, omdat er meer overzicht is door de gestandaardiseerde sets en natuurlijk door het InOS fixatiesysteem. We krijgen sets vaker compleet terug en eventuele vermissingen zijn makkelijker te detecteren en te achterhalen.’ Een tip van Ilonka: zorg dat er iemand van de CSA in je projectgroep zit, dat zorgt voor meer draagvlak.

Succesfactoren 

Een belangrijke succesfactor is volgens Ilonka de kwaliteit van de stuurgroep en de projectgroep. ‘Investeer hierin, want zo’n project duurt lang. Wie kan wat, welke ervaring is belangrijk, wie heeft er mandaat? En ook: wie vindt zo’n traject leuk? Maak gebruik van dat enthousiasme. En als je het dan hebt over succesfactoren: houd steeds je tijdlijn levendig.’ De projectleider legt uit. ‘Deel steeds: waar staan we, wat hebben we al bereikt, waar zijn we trots op, wat hebben we geleerd. Vier de successen en kijk van daaruit steeds weer waar je nog heen wilt. Dat houdt het proces levendig en zorgt ervoor dat je iedereen in je proces meekrijgt.’ Ze adviseert ook om iemand van je leverancier in de stuurgroep op te nemen. ‘Dat werkte bij ons perfect. Ik heb begrepen dat B. Braun deze constructie nu ook adviseert bij andere klanten. Heel slim, want het is gewoon fijn als je leverancier volwaardig samenwerkpartner is.’

Tips voor de toekomst 

Inmiddels heeft Ilonka een nieuwe baan, maar ze laat het JBZ met een gerust hart achter. ‘Officieel is het project klaar, de doelen zijn ruimschoots behaald. Ik ben echt trots op de hele groep. Tegelijkertijd weet je dat het nooit echt klaar is, je moet blijven vernieuwen. Maar met het fullservicecontract dat inmiddels loopt, weet je zeker dat je sets en instrumenten op het hoogste kwaliteitsniveau zijn. En, niet onbelangrijk, we hebben een forse kostenbesparing gerealiseerd. Harde cijfers kan ik niet overleggen, omdat we zijn overgestapt op een nieuw inkoopsysteem en omdat de kostenopbouw er nu natuurlijk anders uitziet.’

Als we vragen of ze haar opvolger nog een advies wil meegeven, zegt ze dat je scherp moet blijven op ‘vervuiling’ van de sets. ‘Voordat je het weet worden er weer nieuwe klemmetjes of instrumenten toegevoegd, die wens blijft er altijd. Maar ik heb er alle vertrouwen in dat dat niet gebeurt. De nieuwe werkwijze is goed geïntegreerd in de hele keten, dat hangt echt niet af van een nieuw hoofd op de CSA.’